El Ministerio de Gobierno desarrolla acciones de asistencia técnica para fortalecer la gestión documental en organismos públicos y privados provinciales. Esta tarea busca mejorar la organización de los archivos, optimizar recursos y garantizar el acceso a la información.
Asistencia técnica para una mejor gestión documental
El trabajo se lleva a cabo mediante el Archivo General de la Provincia (AGP), a través del Sistema Provincial de Archivos (SIPAR). El SIPAR asesora en la identificación de la documentación que, una vez concluido su trámite administrativo, debe conservarse durante un período determinado por su valor legal, técnico o contable.
Actualmente, el SIPAR brinda asistencia técnica a archivos de organismos pertenecientes a los ministerios de Gobierno; Economía, Finanzas y Hacienda; Familia y Desarrollo Humano; Producción, Trabajo e Innovación; Turismo, Cultura y Deporte; Infraestructura, Agua y Energía; la Secretaría General de la Gobernación; la Secretaría de Estado de Seguridad y Orden Público; la Secretaría de Estado de Ambiente y Desarrollo Sustentable; Obras Sanitarias Sociedad del Estado; la Universidad Nacional de San Juan y la Facultad de Filosofía, Humanidades y Artes.
La labor también se extiende a entidades de carácter privado, siendo el club social y deportivo Unión Vecinal Trinidad (UVT) la primera institución civil de este tipo en trabajar con el SIPAR en mecanismos eficientes de resguardo y clasificación de su documentación. Este hecho representa un avance significativo para San Juan, dado que este tipo de trabajos no es muy usual para organismos públicos de archivística.
Herramientas para ordenar, conservar y disponer la documentación
Para este tipo de tareas, el SIPAR utiliza dos herramientas complementarias: la Tabla de Retención Específica, elaborada según las funciones de cada organismo, y la Tabla de Retención Documental Común, aplicada a toda la Administración Pública.
Además, el organismo interviene en los procesos de identificación, valoración, descripción, transferencias y eliminación documental. Estas acciones permiten una gestión ordenada de la documentación y el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la Ley 279/A.
Una reorganización que fortalece la transparencia
Desde 2024, el Archivo General de la Provincia lleva adelante un proceso de reorganización del SIPAR. La iniciativa incluye visitas técnicas a los archivos de distintos organismos para relevar su situación y capacitar al personal en prácticas archivísticas. Como resultado de ese trabajo, se identificó la necesidad de actualizar la Tabla de Retención Documental Común. La nueva versión fue aprobada en 2026 y su implementación permite evitar la acumulación innecesaria de documentación en papel, reducir gastos operativos y optimizar la organización de los archivos públicos.
La actualización también fortalece la transparencia y facilita el acceso a la información para la ciudadanía. Al definir los plazos de guarda y la disposición final de cada serie documental, establece cuáles documentos deben eliminarse y cuáles requieren conservación permanente o precautoria por su valor administrativo, legal o histórico. Se desarrollan distintas etapas de trabajo, entre ellas la aprobación de comisiones de selección documental, la elaboración de tablas de retención específicas y los procesos de eliminación documental. Estas acciones contribuyen a modernizar la gestión pública mediante reglas claras para la administración de la documentación y el fortalecimiento de las instituciones provinciales.
