El trámite de rúbrica de libros permite a las asociaciones civiles y fundaciones solicitar la validación de los libros necesarios para funcionar como personas jurídicas. También contempla la rúbrica de nuevos libros sociales y la reposición de aquellos que se hayan extraviado o se encuentren en mal estado.
La Inspección General de Personas Jurídicas (IGPJ) dispone de dos servicios específicos —uno destinado a asociaciones civiles y otro a fundaciones— que responden a una misma finalidad: asegurar que la documentación institucional tenga validez legal, continuidad y trazabilidad.
La falta de libros rubricados debilita uno de los pilares fundamentales de la formalidad institucional. Sin este requisito, actas, registros de asistencia, libros contables e inventarios pierden valor probatorio dentro del sistema. La rúbrica, en cambio, garantiza que cada folio esté respaldado por un procedimiento oficial que ordena la documentación interna y reduce riesgos de conflicto, extravío o discrecionalidad.
En el caso de las asociaciones civiles, el trámite contempla tres situaciones, cada una con requisitos específicos.
Para asociaciones nuevas, se debe presentar una nota de estilo dirigida al Inspector o Inspectora General solicitando la rúbrica e indicando la dirección de la sede social. Además, se deben acompañar los libros sociales básicos, entre ellos: actas de asambleas —con transcripción del acta constitutiva, estatutos aprobados y decreto—, actas de comisión directiva, registro de asistencia, registro de socios y los libros contables correspondientes (caja o diario e inventario y balance, según corresponda).
Cuando se trata de la rúbrica de nuevos libros por finalización del anterior, se exige una nota de estilo que indique el motivo, los libros nuevos debidamente rotulados y, sin excepción, la presentación de los libros anteriores.
En los casos de extravío o rotura, se requiere una nota de estilo, los libros nuevos con rótulo y el certificado de extravío emitido por la Policía de San Juan, en el que se detalle el número del libro o libros denunciados.
Para las fundaciones, la presentación incluye los libros propios de su estructura institucional: actas del Consejo de Administración, registro de asistencia, libro de reunión anual especial con transcripciones vinculadas al acta de fundación y a la aprobación de estatutos, además de los libros contables —caja e inventario y balance—, junto con los estados contables vencidos, si los hubiera. En todos los casos, debe acompañarse una nota de estilo dirigida al Inspector o Inspectora General, consignando el domicilio legal.
Costos, rótulos y un paso clave
La IGPJ establece el pago de 36 Unidades Tributarias por cada libro a rubricar. Asimismo, se recuerda la obligatoriedad de que cada libro cuente con su correspondiente rótulo, en el que debe constar el nombre de la entidad y la identificación del libro, un requisito que suele pasarse por alto y que puede demorar el trámite.
El inicio del trámite se realiza de manera presencial en la Mesa de Entradas de la IGPJ, ubicada en Santa Fe 58 Oeste, segundo piso, Núcleo 2, presentando la totalidad de la documentación requerida.
La normativa aplicable a estos servicios se encuentra establecida en la Ley 150-A, que regula el funcionamiento y la organización de la Inspección General de Personas Jurídicas, organismo dependiente del Ministerio de Gobierno.
Canales de consulta
La IGPJ atiende consultas telefónicas al 264 4936894, de lunes a viernes de 7:30 a 12:30. También dispone de los siguientes correos electrónicos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
